Týchto 14 Tipov Ti Niekoľkonásobne Zvýši Produktivitu

Zdá sa ti že za celý deň poriadne nič neurobíš? Máš pocit že sa nikam nehýbeš a tvoje ciele sú stále v nedohľadne? Nasledovné tipy na zvýšenie produktivity ti pomôžu pohnúť sa tým správnym smerom a využívať svoj pracovný čas naplno. Tento článok vznikol spojením všetkého čo som sa doteraz naučil o produktivite a time managemente z desiatok kníh a stoviek článkov ktoré som doteraz prečítal. Mne osobne neskutočne pomohli, no nemusia byť všetky použiteľné aj pre teba. Skús ich postupne aplikovať do svojho života a uvidíš o koľko zefektívniš svoj pracovný čas. Poďme teda na to…

1. Napíš si zoznam

Jasné, jedná sa o klasický to-do list. Žiadna novinka. No veľa ľudí si ho nevie poriadne zostaviť. Pozrime sa na to, ako by teda mohol správne zostavený to-do list vyzerať. Rozdeľ si svoj zoznam na niekoľko zložiek. V ideálnom svete by si pracoval vždy len na jednom projekte, od začiatku do konca. No tak funguje asi málokto. Vytvor si teda jednu zložku pre každý z projektov na ktorých pracuješ. Každý projekt sa dá rozdeliť na konečný počet úloh. Urob to. Zamysli sa nad tým, aká je prvá úloha, zapíš si ju a postupne pridávaj ďalšie. Ak is oldschooler, kľudne použi pero a papier. Ja osobne používam appku menom AnyDo – má úžasné používateľské rozhranie a okrem mobilnej verzie má aj premakaný Chrome plugin.

2. Naplánuj si každý (týž)deň vopred

Keď už máš rozdelené projekty na jednotlivé úlohy, vytvor si ďalšie 2 zložky v tvojom todo liste. Jedna bude obsahovať úlohy, ktoré chceš urobiť tento týždeň a druhá úlohy ktoré treba urobiť dnes. Na konci týždňa si rezervuj aspoň 20 minút na naplánovanie a zadelenie práce na ďalší týždeň. Prezri si všetky projekty a povyberaj z nich úlohy, ktoré chceš stihnúť za nasledujúcich 7 dní. Potom na konci každého dňa si rezervuj nejaký čas na to, aby si z týždenného zoznamu povyberal tie najdôležitejšie úlohy a zaradil ich do zoznamu tých čo urobíš zajtra.

3. Maj nadhľad

Osobne používam ešte jednu samostatnú zložku úloh kde si uchovávam zoznam vecí na ktorých pracujem dlhodobo. Môžu, ale nemusia sa prelínať s projektmi, pre ktoré si si už zložky vytvoril. Je to niečo iné ako ciele. Tie by si mal určiť a prejsť si nimi každý deň, no o tom niekedy nabudúce.

4. Zoraďuj položky podľa priority

Najhoršie je keď bezchybne robíš veci, ktoré netreba robiť vôbec. Hoci odvedieš dobrú prácu, je ti prd platná. Preto si pamätaj, že každej jednej úlohe musíš prideliť nejakú prioritu. Existujú 4 skupiny úloh – môžme ich nazvať kvadrantom produktivity:

    1. dôležité a naliehavé
    2. dôležité a nenaliehavé
    3. nedôležité a naliehavé
    4. nedôležité a nenaliehavé

Dôležitá a naliehavá úloha je napríklad keď ti horí dom. Musíš konať okamžite a je to celkom dôležité. Do kategórie nedôležité a naliehavé spadá väčšina komunikácie – hovory a správy. O tých si povieme o chvíľu. Patria sem aj rôzne rozptýlenia počas práce, ktorým sa začneš venovať hneď ako ťa napadnú. Aj o tomto si ešte niečo povieme. Štvrtý kvadrant tvoria aktivity, ktoré neprinášajú vôbec žiadnu hodnotu a iba ťa okrádajú o čas. Patrí sem napríklad televízia, či facebook. Týmto aktivitám sa vyhýbaj čo najviac. Druhý kvadrant je to, čo je najdôležitejšie a kde by si mal stráviť veľkú časť tvojho pracovného času. Patrí sem okrem iného aj plánovanie, či staranie sa o svoje telo (to si preberieme hneď).

Kvadrant produktivity. Vyhýbaj sa činnostiam zo 4. kvadrantu
Kvadrant produktivity. Vyhýbaj sa činnostiam zo 4. kvadrantu

Syndróm pseudo zaneprázdnenosti

Všímam si, že veľmi veľa ľudí strávi väčšinu času v treťom a štvrtom kvadrante. Nazval by som to syndrómom pseudozaneprázdného človeka. Okamžite reagujú na správy a podnety od iných ľudí a bezhlavo preskakujú medzi úlohami. Naoko vyzerajú a cítia sa zaneprázdnene, no v konečnom dôsledku sa dopredu nehýbu vôbec, alebo len veľmi málo. Vyskúšaj nasledovnú pomôcku: predstav si, že zajtra odchádzaš na dovolenku na 2 týždne. Vyber si zo svojho zoznamu 2 úlohy, ktoré by si chcel pred odchodom doriešiť aby si mohol s kľudným svedomomím odísť. Toto sú tvoje úlohy s najväčšou priritou. Priraď aj ostatným úlohám nejakú prioritu (napr. číslo od 1 do 5) a následne ich podľa nej zoraď.

5. Urob najdôležitejšiu vec hneď na začiatku dňa

Tento typ mám od B. Tracyho a jeho knihy Eat that frog. Brian prirovnáva najťažšiu úlohu dňa ku žabe, ktorú musíš zjesť hneď ráno. Hoci raňajky ti odporúčam vynechať, taká zjedená žaba na ráno tvorí výdatné raňajky pre tvoj mozog. Tým že zvládneš úlohu s najvyššou prioritou hneď zrána sa motivuješ pracovať ďalej.

6. Nebuď stále online

Ak chceš byť produktívny, nemôžeš byť stále online. Vypni si notifikácie pre nové emaily a správy na facebooku. Kľudne si vypni aj telefón, ak si to môžeš dovoliť. Všetky správy či notifikácie ti okamžite odpútajú pozornosť od toho čo robíš. Návrat k pôvodnej úlohe si vyžaduje veľké množstvo mentálneho úsilia a zaberá veľa času. Je celkom bežné že človek sa zobudí a ide si hneď prezrieť emaily, či facebook. Nerob to! Takto sa efektívne odpútaš od svojich vlastných myšlienok a od toho čo je dôležité a namiesto toho aby si urobil niečo hodnotné ti začne myseľ lietať kade tade.

Nezapínaj si Facebook hneď na ráno
Nezapínaj si Facebook hneď na ráno

7. Rob veci po dávkach

Keď už sme pri tých emailoch a správach, je dobré robiť veci v dávkach. Príklad: vypni si notifikácie emailov a urči si pevné časy počas dňa kedy sa im budeš venovať. Odolaj pokušeniu prezerať si ich náhodne počas voľnej chvíle. Poznáš ten scenár. Máš  voľné 3 minútky, tak si zapneš facebook. Vidíš 3 nové správy. Odpíšeš na jednu, na druhú, na tretiu. Medzi časom si dostal odpoveď. Niekto vidí že si online, tak ti napíše. Ty mu predsa musíš odpísať. Ani sa nenazdáš a prešli desiatky minút. Čo by sa stalo keby si im bol odpísal až večer, prípadne vôbec? Pravdepodobne nič. No tvoj čas ti už nikto nevráti. Skús byť na týždeň offline, alebo sa pripájaj iba v určitý čas. Možno sa to ostatným nebude páčiť, ale uvidíš že tvoja produktivita pôjde hore.

8. Povedz nie

Koľkokrát si niekomu prisľúbil niečo čo si vôbec nechcel urobiť? Všetko ťa stojí čas a čas je jediná vec z ktorej máš obmedzené množstvo. Nauč sa preto povedať nie. Nehovorím že máš každého striktne odmietať. Pokiaľ ale niekto chce na teba preniesť svoje zodpovednosti a  tebe to zaberie veľa času, ktorý by si radšej strávil inak, proste povedz nie.

9. Žiadny multitasking

Tebe sa možno zdá, že zvládaš chatovať a pracovať naraz. Pravda je ale taká, že multitaskingom sa oberáš o ohromné množstvo mentálnej energie, z ktorej máš na každý deň iba určité množstvo. Tvoj mozog funguje najlepšie keď sa plne sústredíš iba na jednu úlohu a všetko ostatné vypneš. Ak pracuješ na počítači, nemaj otvorené žiadne iné okná. Počas práce sa nerozprávaj – nebudeš sa vedieť plne venovať ani práci, ani konverzácii a ten s kým hovoríš si to určite všimne. Radšej mu oznám že sa potrebuješ sústrediť a porozprávať sa môžte neskôr. Alebo skús moju metódu – slúchatká na hlavu, príjemná hudba (bez slov) do uší a ideš.

10. Nerob veci ihneď

Ak máš niečo rozrobené a náhle sa objaví ďalšia úloha, nepusti sa do nej okamžite. Odolaj tomu pokušeniu. Aj v prípade že ide o dôležitú, no nie až tak naliehavú úlohu. Pridaj si ju na zoznam a urob ju keď na ňu príde rad. Príklad: Píšem článok a príde reč na niečo, čo si potrebujem doštudovať, prípadne nájsť nejakú referenciu/výskum. Prekonávam sa a nepustím sa do výskumu okamžite; úlohu si prihodím do to-do listu a pokračujem v písaní.

11. Deleguj

Aj keď sa hovorí že „Keď chceš aby niečo bolo urobené dobre, urob to sám“, efektívny človek musí vedieť správne delegovať. Nehovorím že by si mal posúvať svoju zodpovednosť na iných ľudí ako horúci zemiak. Ide o to, že by si mal robiť vždy len to, čo práve ty vieš urobiť najlepšie a snažiť sa ostatné úlohy delegovať na iných, kompetentných ľudí.

12. Pracuj ako hodinky

Hovorí ti niečo princíp pomodoro? Ide o systém rozdelenia období intenzívnej sústredenej práce a krátkych období odpočinku pomedzi ne. Skôr než si vysvetlíme ako funguje, povedzme si niečo o koncentrácii. Tvoj mozog je schopný sústrediť sa iba veľmi krátku dobu, pokiaľ si ho nevytrénuješ. Stalo sa ti že sa niekedy počas práce prichytíš že myslíš na niečo úplne iné? Ide o fenomén zvaný daydreaming (denné snenie) – keď sa už tvoj mozog nedokáže sústrediť na úlohu ktorú robíš, myšlienky sa ti rozutekajú každým možným smerom a hodnota tvojej práce je zrazu blízka nule. Pomodoro príncíp je založený práve na tomto. Zohľadňuje schopnosť tvojho mozgu sústrediť sa iba určitú dobu a skôr než tvoja produktivita klesne na bod mrazu, dávaš si krátku pauzu. Pomodoro v praxi vyzerá asi takto:

    • Nastav si časovač na takú dlhú dobu, akú vieš sústredene pracovať na jednej veci. Zo začiatku hoci aj 10 minút.
    • Počas týchto 10 minút sa plne sústreď na aktuálnu úlohu (ideálne z druhého kvadrantu).
    • Po uplynutí času si daj povinnú prestávku – nastav si časovač na 5 minút.
    • Po prestávke sa daj znova do práce.
    • Každých 6 sérii si daj dlhšiu pauzu (kľudne aj hodinu), napríklad na prechádzku.

Postupne zvyšuj svoj pracovný čas až na pol hodinu. Dlhšie neodporúčam – hneď ti vysvetlím prečo. Odporúčam ti stiahnuť si aplikáciu špeciálne určenú na pomodoro – nájdeš ich tucty. Mne sa osvedčila appka menom Clockwork Tomato pre Android.

13. Staraj sa o svoje telo a dopraj si aktívny odpočinok

Ak robíš pri počítači, pravdepodobne pri ňom sedíš. Asi ťa nepoteším, keď ti poviem že sedenie ťa potichu zabíja. Ak sedíš príliš dlho, zvyšuješ svoje riziko vzniko srdcovo-cievnych ochorení a to aj keď po robote cvičíš. To proste nevykryješ. Jediný spôsob ako sa tomu vyhnúť je vstať a trochu sa rozhýbať. Keď ti teda odbije tvoj ďalší pomodoro, vstaň zo stoličky a choď sa prejsť. Vyjdi si pár poschodí, daj si nejaké drepy, alebo sa ponaťahuj. Len neseď na riti. Ideálne je ďať si po niekoľkých intervaloch práce jednu dlhšiu pauzu, kedy vyjdeš von a prejdeš sa na čerstvom vzduchu. Modré svetlo počas dňa ťa nabudí lepšie ako káva a spolu s prechádzkou ti dobije energiu na celé odpoludnie. Môže sa ti zdať, že prestávkami pomedzi prácou iba zabíjaš čas, no opak je pravdou. O svoje telo sa musíš starať, inak tvoja produktivita bude klesať.

Poznáš príbeh o gazdovi ktorému hus zniesla zlaté vajce? Celý natešený čakal či sa tak stane aj na druhý deň. Húske dal pekne nažrať a ona mu na druhý deň zniesla ďalšie zlaté vajce. Takto to išlo istú dobu, no po čase bol gazda nedočkavý a povedal si, že on chce všetky zlaté vajcia naraz. Hus teda zarezal, no bol veľmi sklamaný keď v nej žiadne zlaté vajcia neobjavil. Tvoje telo je tvoja hus, ktorá ti môže do konca života znášať nespočetné množstvo zlatých vajec. No ak budeš ako hamižný gazda a o svoje telo sa nebudeš starať, bude chradnúť a tvoja produktivita bude neustále klesať.

goose golden eggs
Staraj sa o svoju hus

14. Trénuj svoj metabolizmus

Či sa ti to páči, alebo nie, faktom ostáva že tvoja životospráva má obrovský vplyv na tvoju produktivitu. Preto okrem svojich pracovných návykov musíš zapracovať aj na tých stravovacích. Napríklad tým, že vytrénuješ svoj metabolizmus aby spaľoval tuky (niečo čo u väčšiny ľudí nefunguje), podstatne vylepšíš svoju produktivitu. V praxi to znamená to, že budeš mať stálu hladinu glukózy v krvi (výkyvy v haldine glukózy spôsobujú únavu) a nebudeš hladný. Týmpádom teda nebudeš počas práce myslieť na jedlo a môžeš lepšie využiť aj čas, ktorý by si potreboval na jeho prípravu – napríklad aj na spomínanú prechádzku, o ktorej si povieme niečo bližšie nabudúce. Ak chceš efektívne trénovať svoj metabolizmus, budeš musieť znížiť množstvo sacharidov v strave a zároveň pridať kvalitné tuky. Viac sa o tom tentokrát rozpisovať nebudem, kompletný návod nájdeš v mojej publikácii Princípy Pračloveka. V dnešnej uponáhľanej dobe je čoraz dôležitejšie svoj čas využívať naplno.

Toto bolo mojich 14 tipov ako na to. Máš k tomu niečo dodať? Vyjadri sa v komentároch a prosím zdieľaj tento článok ak sa ti páčil.

ZDIEĽAJ ČLÁNOK

mohlo by ťa zaujímať

Tento článok súvisí s mojou najdôležitejšou publikáciou Princípy Pračloveka - Životospráva pre vyšší výkon, lepšiu postavu a pevné zdravie. Ak sa ti páčil, určite by som ti odporučil prečítať si tento kompletný návod k vylepšenej životospráve. Okrem iného sa z nej dozvieš ako:

  • Optimalizovať tvoj hormonálny systém pre čo najväčší úbytok tuku a príbytok svalstva, úplne prirodzene
  • Zlepšiť svoj mentálny výkon, aby si mohol myslieť čisto a jasne a byť produktívny počas celého dňa
  • Posilniť svoj imunitný systém, aby si bol zdravý a fit po celý rok
  • Zbaviť sa neovládnuteľnej túžby po jedle a mať hlad pod kontrolou, takže nebudeš závislý od neustáleho prísunu jedla
  • Predĺžiť si život a zároveň neporovnateľne zlepšiť jeho kvalitu
Princípy Pračloveka
Top